Нет никакого единого универсального «правильного» способа учета коммуналки при аренде. Все зависит от задач, исходных данных и возможностей конкретной ситуации. Рассмотрим наиболее частые способы учета коммуналки арендодателем-юридическим лицом.

Способ первый, самый распространенный - коммуналка входит в арендную плату.

Этот способ весьма удобен если обе стороны и арендатор и арендодатель платят НДС. В договоре должно быть прописано, что стоимость аренды состоит из двух частей: постоянной и переменной. При этом способе акты лучше все таки выставлять ежемесячно, а также прикладывать справку-расчет и копии документов от коммунальных служб. При ведении бухгалтерского учета Арендодатель на всю сумму аренды начислит НДС и выставит счет-фактуру. Входной НДС от коммунальных служб он примет к вычету. В доходы у арендодателя войдет вся сумма аренды, постоянная и переменная часть (без НДС), а в расходы попадут затраты на коммуналку. Арендатор сможет принять весь входной НДС к вычету и учесть полностью расходы на аренду (без НДС).

Способ второй - коммуналка оплачивается отдельно. Подписывается отдельный договор на возмещение затрат по коммунальным расходам.

НДС начисляется арендодателем только на сумму арендной платы. На коммуналку счет-фактура не выставляется. Следовательно, входящий НДС с части коммунальных услуг, потребленным арендатором, не берется к вычету. Возмещаемая арендатором часть коммуналки будет учтена у арендодателя в доходах и расходах. Арендатор не сможет при этом методе принять к вычету НДС по коммуналке,так как него не будет счет-фактуры на эти расходы. НДС надо будет включить в стоимость коммунальных услуг. Ну,а если вдруг арендодатель выставит счет-фактуру и на коммуналку, принимать к вычету такой НДС будет крайне опасно. Позиция налоговой в этом вопросе однозначна - коммунальные услуги арендатор примет в расход. Лучше так же прилагать справку-расчет и копии документов на коммунальные расходы.

Способ третий. Агентский договор. Самый неудобный для большинства и потому самый непопулярный.

В этом случае, арендодатель заказывает и оплачивает услуги коммуналки по поручению арендатора. Самый главный минус этого способа - посреднический договор должен быть заключен раньше, чем договор между арендодателем и коммунальщиками. В противном случае сделку могут признать фиктивной. Договор на коммунальные платежи владелец помещения обычно заключает один раз, вступив в права собственности. Арендодатель выставит помимо акта и счет-фактуры на аренду, такие же документы на агентское вознаграждение. На коммунальные расходы, приобретенные для арендатора, арендодатель не будет выставлять счет-фактуру. В доходах арендодатель отразит арендную плату и агентское вознаграждение. В доход арендодателя не будут включаться суммы, полученные в оплату коммуналки от арендатора. В расход эта сумма также не включается. Арендатор принимает к вычету НДС с коммуналки по счетам-фактурам, перевыставленным агентом-арендодателем и с агентского вознаграждения. В расходах арендатор учтет арендную плату, коммуналку и агентское вознаграждение.

Если посреднический договор будет заключен все же после того, как арендодатель заключил договор с поставщиком коммунальных услуг, но при этом будет решено работать по этой схеме-есть большой риск того, что всю полученную оплату от арендатора арендодателю придется включить в доход.