Переписка и прочее

Очень часто налоговые органы просят переписку с поставщиками, данные авто и водителей, пропуска на авто, сертификаты. И опять же, помогая готовить ответы на требования или документы для выездной проверки, с чем я сталкиваюсь регулярно? С тем, что иногда бухгалтеры, чтобы перестраховаться предоставляют много лишнего. Что в принципе ни к чему, а иногда и приводит к обратному эффекту.

Допустим, проверяют последний год,запросили переписку. Зачем давать всю переписку за все время работы по долгосрочному контракту? Логика такая-чем больше положу,тем меньше будет у проверяющих вопросов, тем быстрее это все закончится. Это не так. Чем больше информации-тем больше будет вопросов. Кроме того-в деловой переписке не о налогах, зачем ее всю выдавать? Коммерческая тайна там содержится опять же.

У вас вообще нет обязанности хранить переписку.

Кто реально и как, может узнать сколько писем в переписке с поставщиком у вас было? Два? Двадцать? Две тысячи? Можно положить несколько писем, например, где вы обмениваетесь данными для заключения контракта, подкинуть туда несколько писем по техническим вопросам. Зачем давать архив переписки за пять лет?! Пункты такого плана в требованиях чрезмерны и не соответствуют положениям налогового кодекса. Достаточно просто договоров, УПД, накладных и счетов-фактур.

Пример:

ООО «Веста» сообщает о невозможности предоставить данные документы по причине отсутствия свободных сотрудников для проведения работы по поиску документов и подготовки ксерокопий для предоставления по требованию № от . Просьба конкретизировать перечень документов, подлежащих передаче в рамках проводимой проверки.

Звонки

Звонки после камералки или комиссии с предложением уточниться, и доплатить НДС. Суммы обычно от 250 000 р.до 1 000 000. Я о малом бизнесе конечно! Инспектор может очень сильно давить психологически,особенно, если он почувствует нерешительность и слабину. Он будет диктовать списки «плохих» фирм, грозить вызовом директора на комиссию, к начальнику налоговой.

Пусть высылает требование, просто вежливо выслушайте и скажите: "- Высылайте требование, будем разбираться". Работайте только с документом. Есть документ-есть ответ. Все в правовых рамках. Не надо брать трубку, когда вам звонит инспектор в нерабочее время. Ночью лучше всего наверное спать, и не с телефоном под подушкой. Были случаи, что бухгалтерам звонили и писали в whatsapp ночами, с угрозами из серии «уберите НДС, иначе будут проблемы». Зачем вступать в эти диалоги? После беседы с несколькими бухгалтерами, которые вели эти ночные беседы и дошли чуть ли не до нервного срыва, напрашивается вывод, что это от патологического уровня ответственности человека. Главбух не мог себе позволить не взять трубку-по делу же звонят. И это наверное единственный момент, где профессиональному бухгалтеру не стоит быть таким суперответственным человеком. В общем никаких неуставных отношений).

В ответ на обвинения готовьте доказательную базу, что компания проявила должную осмотрительность. Сам по себе факт нарушения вашим контрагентом своих обязательств еще не доказывает его недобросовестности. Отвечаем на кое-какие вопросы!

Как познакомились с поставщиком?

Часто просят рассказ каким образом и по каким соображениям выбирали поставщика. И главное-где? Я скажу из обширной практики как оно бывает на самом деле, особенно по сделкам на небольшие суммы (до 1000 000 р.). Как проверяли поставщика? Иногда-никак. Обзвонили всю среднюю часть России по данным из интернета и купили деталь у того, у кого она нашлась, или нашлась по сходной цене. Реально очень часто не до выбора. Особенно если речь идет не о массовых изделиях. И никто не поедет в Калужскую область, например, из Москвы проверять есть ли в наличии это производство (склад) по факту. Да, конечно, запрашиваются документы для проверки, для проявления должной осмотрительности. Да и все! Нет обязанности у налогоплательщика проводить оперативно-розыскные мероприятия на территории РФ. И даже если вы покупаете дорогие детали, а численность у поставщика (производителя) один человек-это еще ничего не значит. У него могут быть исполнители по ГП договорам и тд., эти детали могли лежать у него на складе, он купил их для перепродажи.

Часто звучит вопрос «Знакомы ли вы лично с руководителем компании-поставщика». Нет ничего плохого в ответе «Нет». Годами покупается продукция по договору и лично при этом мало кто знаком. Это совершенно нормально.
И кстати, личное знакомство тоже еще ничего не значит. Почти год моему клиенту привозил продукцию сам директор компании- поставщика, разгружался,заносил документы в офис, расписывался на накладных. Оказалось, что человек, который приезжал в офис и представлялся директором вовсе не то лицо, на которое оформлена фирма (директор и учредитель там был один человек) и контрагент по мнению ИФНС неблагонадежный.

И что? Разве это отменяет реальность поставки для нас и реальность оплаты поставщику. Вообще многие компании помимо поиска необходимой для закупки продукции в сети Интернет, дают еще объявления на тематических порталах, и даже на том же Авито, и поставщики звонят сами. Сами. Их никто не искал. Остается только выполнив все проверки и формальности заключить договор. Опять же из моей практики-даже сайты есть до сих пор не у всех компаний. Многие, особенно в регионах, работают на сарафане. И это тоже совершенно нормально. И вовсе не доказывает неблагонадежность компании. Можно вообще отписаться, что поставщиков много, попросить уточнить какие именно компании интересуют ИФНС. Если тот товар, который вы закупаете есть в наличии у многих поставщиков, есть прекрасное оправдание почему вы работаете именно с этим-отсрочка платежа, отгрузка без предоплаты. Это очень существенный пункт, такие условия поставки помогают небольшому бизнесу выжить.

Еще ответы на вопросы про поставщиков:

• Проверку поставщиков осуществляют менеджеры. Не бухгалтерия ни в коем случае.
• Договор заключен по обоюдному соглашению сторон. То есть не по вашей инициативе или инициативе поставщика.
• Переговоры вели менеджеры и/или руководитель по электронной почте и телефону
• Стоимость доставки включена в цены поставки
• Почему до сих пор не оплачен товар/услуга? Многие не стесняясь говорят, что это экономически не выгодно. Оплату планируют произвести позднее, пусть даже со штрафными санкциями. То есть, не стесняясь так и говорят, что «динамят» поставщика. Ведь выгоднее еще покрутить эти деньги, а не гасить задолженность (не рекомендация к действию). Конечно писать в ответе наверное этого не стоит, но можно пояснить устно.

Не надо придумывать и говорить ничего лишнего.

Мы не оплатили, потому что у нас претензии по качеству работ. Сразу возникает вопрос, где акт о несоответствии качества, направлена ли была претензия, приезжал ли представитель поставщика..Как познакомились с поставщиком?

Запросы по статье 93.1

Запросы по статье 93.1 НК пунктам 1 и 2, причем не конкретизируется какую сделку планируют проверять. Например, в требовании вас просят предоставить информацию за последние три года по вашему контрагенту. А именно договоры, книги покупок/продаж, счета-фактуры. Больше никакой информации нет, и невозможно установить в рамках какого именно мероприятия ИФНС требует документы. ИФНС должна уточнить какие сделки или правоотношения проверяют,в рамках каких мероприятий контроля запрашивают данные сведения. Иногда вообще не понятно к чему в запросах ссылка на ст.93. ИФНС считает конечно,что статья 93 НК РФ это что-то типа кольца Всевластья. Запрашивают все подряд,ссылаясь на внутренний приказ, который вам предоставить не могут. Нет точных сведений какую сделку проверяют-отписывайтесь формально. Я против открытой конфронтации и фраз о незаконности запросов. Просто надо ответить, что вы готовы предоставить сведения, как только получите информацию о каких именно сделках идет речь. Укажите, что не можете определить о каких сделках идет речь. При этом общие данные,если их просили, можно в таком ответе и отразить. Например если спрашивали где вы находитесь, штатную численность. Я бы рекомендовала отразить это в тексте, не прикладывая докуметов. Тут же, в ответе можно приписать,что ознакомиться с приказом, на который ссылается налоговая, и опять же не можете понять на основании чего с вас просят данные, указанные в требовании.